phần mềm office đã thay đổi bàn giấy như thế nào

Kể từ khi chiếc máy vi tính đầu tiên ra đời đến nay, cỗ máy đầy tinh vi này đã có một hành trình dài để trở nên nhỏ gọn trong lòng bàn tay. Tuy nhỏ bé là vậy, thế nhưng chúng đã làm thay đổi hoàn toàn cuộc sống của con người, đặc biệt là với sự hỗ trợ đắc lực từ phần mềm office. Trong bài viết dưới đây, hãy cùng tìm hiểu đôi nét về ứng dụng không thể thiếu tại các văn phòng làm việc hiện nay nhé!

Phần mềm office là gì ?

Trước hết, bộ ứng dụng Office trên máy tính là sản phẩm được tạo ra bởi Microsoft – một trong những tập đoàn công nghệ lớn nhất thế giới và đang sở hữu hệ điều hành Windows, vốn đang chiếm giữ thị phần cực lớn và được cài đặt trên 90% lượng máy tinh trên khắp thế giới. Với lợi thế cực lớn từ Windows, không quá ngạc nhiên khi Microsoft rất dễ dàng trong việc phổ biến Office đến tay người dùng.

Hiểu một cách đơn giản, Microsoft Office là một bộ phần mềm bao gồm nhiều ứng dụng khác nhau,  được tạo ra với mục đích hỗ trợ các công việc nhập liệu, trình bày hay xử lý dữ liệu trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Theo đánh giá của hầu hết người dùng, phần mềm office có rất nhiều ưu điểm nổi bật như được cập nhật liên tục, nhiều tính năng hiện đại và tiện lợi, có khả năng xử lý nhanh các tác vụ…

Những ứng dụng được sử dụng nhiều nhất trong bộ phần mềm này có thể kể đến là Microsoft Word hay Microsft Excel. Cụ thể, Office Word sẽ cung cấp cho người dùng một trình soạn thảo văn bản tốt nhất ở thời điểm hiện tại, còn Office Excel sẽ hỗ trợ người dùng lập bảng tính và xử lý các số liệu thông qua hàng loạt công thức toán học khác nhau.

Ngoài ra, phải kể đến một số ứng dụng khác trong bộ ứng phần mềm này bao gồm PowerPoint – công cụ biên tập và trình bày các slide, Accces – ứng dụng khởi tạo và xử lý dữ liệu, Outlook – ứng dụng quản lý email cực kỳ mạnh mẽ, hay Publisher, OneNote…

Phần mềm office đã thay đổi bàn giấy ra sao ?

Đặc biệt, khi sử dụng Office, các doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được khá nhiều chi phí. Hãy thử hình dung, mỗi tháng các công ty sẽ tốn không biết bao nhiêu tiền văn phòng phẩm gồm giấy, bút… để người lao động soạn các mẫu hợp đồng, các văn bản liên quan, và con số này sẽ còn lớn hơn rất nhiều nếu họ không may viết sai một vài chữ nào đó.

Trong khi đó với một chiếc máy vi tính có cài đặt bộ ứng dụng office, bạn chỉ cần mở nó lên và gõ trực tiếp trên file Word rồi in ra là xong, nếu có lỡ đánh máy sai một vài từ thì thao tác xóa và sửa cũng cực kỳ đơn giản, vừa nhanh gọn mà lại không phải tốn quá nhiều giấy mực như các phương thức soạn thảo truyền thống.

Bên cạnh đó, cũng không thể không nhắc đến vấn đề thời gian. Cần biết rằng, để viết tay văn bản có độ dài bằng một trang giấy A4 sẽ mất khá nhiều thời gian, đặc biệt là khi phải viết một cách nắn nót nếu đó là những tài liệu quan trọng. Vậy, nếu không may xảy ra sự cố sai lỗi chính tả thì sao? Tất nhiên, bạn sẽ phải viết lại từ đầu, và chắc chắn khoảng thời gian dành cho việc này là không hề nhỏ.

Ngược lại, với phần mềm office, để khắc phục những sự cố như vậy chỉ cần không quá 1 phút, bằng cách nhấn nút “Backspace” trên bàn phím để xóa từ viết sai và gõ lại từ đầu. Rõ ràng, sự tiện lợi của ứng dụng này là không thể bàn cãi.

Tương tự với ứng dụng Microsoft Office, nó cũng đã làm thay đổi gần như hoàn toàn cách thức mà con người quản lý số liệu. Theo chia sẻ từ công ty office xinh, trước đây doanh nghiệp này kinh doanh các mặt hàng máy tính tay, sổ ghi… rất phát đạt, nhưng từ khi máy tính và phần mềm văn phòng của Microsoft trở nên thông dụng hơn, doanh thu của mảng này đã có sự sụt giảm đáng kể.

Giờ đây, người dùng đã quen thuộc hơn với việc tạo lập các file quản lý, nhập số liệu và các công thức toán học vào để hệ thống tự động tính toán, từ đó họ có thể nắm được số lượng hàng tồn, doanh thu và lợi nhuận trong ngày…  một cách nhanh chóng và chính xác, đó chính là những lợi ích tuyệt vời mà bộ phần mềm của Microsoft mang lại.